こどもの家 父母の会からのお知らせ

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2013-2014 5月 クラスマザー会議事録

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2013-2014 5月クラスマザー会議事録

1 会計より
• 年度末の先生方へのギフトとお礼状変更、補足など
父母会から日本語学校の先生に出産お祝い金$50を差し上げます。
今年度で退職される先生には餞別$100を贈ります。
• 園へのギフトの内容変更について
おもちゃの乗り物5台、すべり台4台は購入します。
追加として、KNIのロゴ入り旗か、日除けテントを検討中です。
全体で約$1000を購入して贈れる予定です。
• クリスマス会のDVDについて
1家族1枚を父母会から保護者へのギフトとして無料で配布します。
2枚以上欲しい方は、後日実費で購入となります。
• 父母会ファンドレーズ残金について
全支出後、$1000程度残る計算です。来年度に約$800繰り越すように調整して、余裕があれば行事委員や料理教室、写真係、翻訳委員、バザー委員などの中で会費免除のなかった皆さんへギフトカード等でお礼をしたいと考えています。  ←クラスマザー会で承認されました。
◎ 板屋会長より
運動会のMCや音効、風船ゲート作成ボランテイアの方の弁当(ご家族分も 含めて)を父母会で購入します。←クラスマザー会で承認されました。
2 各クラスより、提案・報告等
◎きく組敬老ホーム訪問の報告
• 4月23日、スクールバスを利用してKeiro Nursing Home Lincoln Heightsを訪問しました。バス利用についての詳細は添付資料を参照。
• 前回さくら組と今回きく組のスクールバス利用成功を経て、来年度以降への提案として、年度初めから「スクールバスで行く敬老訪問」にしてもいいのではないでしょうか。
⇒(園長先生より)検討します。

以下、添付資料

きく組敬老訪問スクールバス利用の報告
●日時:2014年4月23日(水)午後1時に園出発/3時半に帰園
●場所:Keiro Nursing Home Lincoln Heights
●バス乗車人数:園児35人/先生4人/家族8組14人(兄弟含む)=計53人
●バス乗車代:園児10ドル/家族5ドル(人数にかかわらず)
●バス代収支:バス代350ドル(60人乗り)/余剰金50ドルは園に寄付(保護者賛同により)

<バス手配から当日までの経緯>
●2月下旬:敬老訪問の日程が決定
●3月中旬:ひな祭り参観後の懇談会にて、保護者に向けてスクールバス利用提案
      保護者にメールでスクールバス利用希望のアンケート調査
      希望園児24人+14家族でバス代精算が可能となり、スクールバス利用決定
●3月下旬:お便りばさみにバスの申込書挿入、メールでリマインダー送信
      事務の大神さんよりバス会社への連絡・予約、園の立替でバス代支払
●4月中旬:利用申し込み締め切り(園児35人と家族を合わせ、乗車希望は80人に!)
      写真係とクラスマザー、家庭の事情で乗車を希望する方を除き、
      乗車をご遠慮いただくようお願いすると同時に、敬老ホームでの混雑を避けるため、
      マイカーでの参加自粛、現地でのストローラー使用禁止のお願い
●訪問当日:出発時にバスの前で写真撮影
      シートベルト確認、点呼を経て出発
      バスのなかでは先生のレクリエーションや園児の大合唱などで大盛り上がり
●4月下旬:写真係インバー尚子さんのご協力で「Shutterfly」にて保護者と写真をシェア
      バス利用についてのアンケート実施

<アンケート結果(回収10枚)>
●利用してよかった(10 件) よくなかった(0件 )
●同じ料金でも、また利用したい( 10件 )*内1件は一人当たり5ドルくらいであればとのコメントあり     利用したくない(0件)
●主なコメント
• 一緒に乗車してみたかったです。
• 次回は可能であればもっと大きいバスで親の私たちも参加したいと思いました。
• 一緒にいきたがってたお母さん達の中で行けた人と行けなかった人が居たのは残念。
• ボランティア有の条件付きで抽選でも良かったのでは。(クラスマザーの参加は当然だと思いますが...)
• スクールバス利用のおかげで子供が本当のField Tripを感じる事が出来てよかったと思います。
• 子供みんな楽しそうで良かったです。 バスの中が少し暑く水を持っていってなかったので持っていったら良かったと思いました。
• 運転がとても上手で乗り心地が良かった。 ホームに着いてから、運転手さんがその場で待っていてくれたので帰りのバスの乗車もスムーズに出来て良かった。
• 敬老訪問のバス代は園からの補助があるべきだと思います。 クラスマザーさんご苦労様でした。 バスで行けるのは子ども達も楽しいしカープルなどの苦労もなく親も有難いのので、今後も続いていくといいと思います。が、手配は今後園がされてもいいのではないでしょうか。

<クラスマザーより反省/提案>
• ほぼ全園児が乗車を希望していたため、スクールバス乗車を前提とした行事にしてはどうか?
• 家族の乗車希望がとても多かったが、全園児が乗った場合、約8家族の乗車が限度だと思われる。写真係、クラスマザー、家庭の事情がある方を除いて、乗車家族は抽選にしては?
• 壊れているシートベルトがいくつかあり、先生方が園児を座らせるのに、予想以上の時間がかかってしまったため、クラスマザーが事前にシートベルト確認をしておくとよかった。
• 来年度は、大神さんが他のバス会社についてのリサーチをしてくださるとのこと。
• 最初のスクールバス利用希望調査の段階で希望者が過半数ではあったけれども経費ぎりぎりの状態だったという事もあり、その後のPR兼お知らせのためフライヤー作成やメールなどで出来るだけ多数の生徒の参加者を募るようがんばってみた。結果的に大好評でほぼ全生徒乗車することになったが、申込最終集計の時点でバス定員55人に対し家族を含めると80人を超える乗車希望となり、またホームでのキャパシティーの問題もあり父兄の乗車を多数ご遠慮頂く事となってしまい申し訳なけなく思った。クラスマザーも敬老ホーム訪問やバスの手配は初めての経験ということもあり案内が不十分であったかもしれない反省と父兄へのご理解のお願いとお詫びを参観日後の懇談会で伝える。

◎さくら組の謝恩会の補助金について
過去数年来、父母会から謝恩会に$100、昨年度は$110補助がありました。物価上昇や、クラスの人数が多い点など考慮して、今年度$200を補助していただけないでしょうか。
⇒ 調整済の予算を会長にメールしてください。その後、父母会で共有して承認します。
    ※ 謝恩会費補助に関連して次のような提案・応酬がありました(要約)。
• 父母会規約を改定して、収益率の高いバザーを毎年の行事にするなど、父母会財源を確保するとともに、さくら組謝恩会などへの一定の補助額を定めたらどうでしょうか。
⇒ 謝恩会は各年任意の行事なので、規約で一定額を定める「すえおき案」はおかしい。

※ 後日補足
• 謝恩会費予算について、さくら組より資料が提出され、父母会役員/クラスマザーで検討しました。
⇒役員/クラスマザーの賛成意見19人(30人中)で過半数を超え、今回のさくら組謝恩会予算の引き上げ $200、可決。
3 来年度の役員と引き継ぎについて
• 引き続き、来年度の役員、クラスマザーさんを募集中です。興味のある方はクラスマザー、役員などにお気軽におたずねください。
• 今現在で候補にあがっている方々のお名前は、6月のクラスマザー会で発表します。
 4 ファンドレーズより
• Tシャツができあがったので配布します。
5 園長先生より   
• 職員の変更がありました。新たに、荻野先生がピアノ担当の先生としてさくら組以外のクラスに入られます。9月から園でピアノ教室を開設してくださる計画もあります。
• 成川先生は、ご家庭の都合により退職されました。
• 運動会は今年度最後の園行事です。みなさんのご理解、ご協力をいただいて、無事に終れるよう、どうかよろしくお願いします。
                                   以上  

Summary of 2014 May Class Mother Meeting

1. From Treasurer
• Gifts to teachers, etc
PA will give $50 to the Japanese school teacher who recently gave birth.
We will also give $100 to the teacher who will be leaving the school.
• Changes to gifts to the school
We will purchase 5 riding toys and 4 slides as planned.
In addition, we are thinking of purchasing either a flag with KNI logo or a tent to create shade in the playground.
We plan to spend $1,000 for gifts this year.
• Christmas DVD
We will be distributing 1 DVD per family for free as a gift from PA.
For those who want more than 1 DVD, you may purchase them at later date.
• Remaining balance from PA fundraising events
After all the expenditures, we expect to have the remaining balance of about $1,000. We will carry forward $800 for next year, and if we have remaining balance we would like to give gifts (gift cards, etc) to those volunteered to work extra in various events but were not exempt from PA fee (3 major committee members, cooking class organizers, photographers, translation committee, bazaar committee, etc).
→ approved in the class mother meeting.
• From PA President, Mrs Itaya
I would like to buy lunch boxes from the PA to those who will be working extra for the Undokai (Sports Day) such as MC, Sound Effects, and making the Balloon Gate. We will purchase lunch for their families as well.
→ Approved in the Class Mother meeting.

2. From Each Class, Reports/Suggestions
• From Kiku, Retirement Home Visitation Report
• On 4/23, we chartered a school bus and visited the Keiro Nursing Home in Lincoln Heights. For details of the visit, please see the attachment.
• Both Sakura and Kiku's visit using the school bus were successful. Perhaps we can expect to use the school bus from now on.
→ Encho Sensei: We will consider that option.

The attachment below

Kiku Class Keiro Retirement Home Visitation Report

• 2014.4.23 (wed) 1:00pm-3:30pm
• Place: Keiro Nursing Home, Lincoln Heights
• Number of passengers on the bus: kids/35, teachers/4, families/14 (8 families) = total of 53
• Cost of Bus: Bus = $350/60 passenger bus, $50 surplus was donated to the school per families' request.


• End of February: dates for retirement home visit was finalized
• Mid-March: At the Girls' Day Open House, we suggested the chartering of a school bus to the parents. We emailed the parents with questionnaire about using the school bus. With kids wanting to use the bus = 24, and the family members= 14 willing to ride the bus, it became reasonable to charter the bus.
• Mid-April: deadline to sign up to ride the school bus. Total of 80, including 35 kids, wished to use the bus. Photographers, Class Mothers, and those who needed to ride the bus because of various reasons had the first priority to ride the bus; we asked others to not to ride the bus. We also asked the parents not to drive on their own due to limited parking space available, and also not to use the strollers at the nursing home to reduce traffic congestion.
• On the day of the event: Photo op before riding the bus. Checked the seat belts, roll call before we left. Once again we asked the parents not to drive their on their own NOR use the strollers at the nursing home.
• End of April: With the cooperation by photographer Naoko Ingber, we shared the photos on Shutterfly. Passed out questionnaires on the experience.
• I liked used the bus (10); I did not like using the bus (0)
• I would like to use the bus again with the same fee (10) * one of them commented “it would be nice if it could be around $5.
I do not like to use the bus (0)
Comments
• I wanted to ride with the kids.
• Next time I hope the bus will be bigger and the parents could ride together
• Some mothers got to ride the bus and some didn't; it was too bad that some didn't get to experience it together with the kids
• Perhaps they could have made it a lottery to ride the bus, being a volunteer a requirement to enter the lottery. ( Class mothers of course had to ride the bus, though)
• Kids had a feel for a “Field Trip” with the bus ride, and it was very nice.
• Kids seemed having a lot of fun on the bus. It was a bit hot on the bus so we should bring more water next time.
• The driver was very skillful and was a comfortable ride. The driver waited for us after we got to the retirement home, so when it was time for us to go back it was very easy to reload on the bus.
• The fee to charter the bus should be paid partially by the school. Thank you very much for the Class Mothers who worked hard on it. By using the bus, we don't need to worry about arranging car pool to get to the destination so I hope this tradition will continue. I think the school can arrange the bus charter.

• Since almost all of the kids in Kiku wanted to ride the bus, why don't we make this an annual event to charter the bus?
• Many family members wanted to ride the bus, but after all the kids ride the bus, we had only enough seats for photographers, class mothers, and people with special needs. For others, perhaps we can have a lottery?
• There were few seats with broken seat belts and it took the teachers a while to seat the kids safely. Next time, the class mothers should check the seat belts beforehand.
• For next year, Mrs Oogami said she is willing to do some research for other bus companies.
• When we first asked for opinions about using the bus, barely enough response was collected so we promoted the idea through email and flyers. We ended up getting overwhelming response and had to ask some of the parents not to use the bus and we felt very bad about it. This was a first experience for the class mothers to charter the bus and there could have been areas we could improve upon. We would like to apologize to those who were denied of riding the bus.

• From Sakura, Request to increase the amount of subsidy for Shaonkai (Teacher Appreciation Party)
• In the past few years, PA had been supporting the Shaonkai by giving $100 ( $110 last year) . With the increase in various prices and the increase in the number of students enrolled in Sakura, we would like to ask for an increase to $200 of subsidy this year.
→ Please email the budget proposal to the PA President. After receiving it, we will try to get an approval from the PA.
• Some comments heard during the meeting (summary):
• Why don't we revise the PA code, and create a preset amount to support the Shaonkai every year? We can also make the profitable events such as Bazaar as an annual PA fundraising event.
→ Because Shaonkai is a”voluntary” event each year, the requirements varies each year, and it does not make sense to create a preset budget given by PA..

** Supplementary Note**
• After the CM Meeting, Sakura Class presented the budget proposal and the PA board/class mothers were asked to review it.
→ Majority vote was obtained in favor of the PA subsidy increase (19 out of 30). $200 will be given to Sakura for the Shaonkai.


3. Selection/Transitioning of PA Board Members for next school year
• We are still looking for PA Board Members for next school year. Please contact class mothers/PA Board members if you are interested.
• We will announce the candidates we have as of now in the June class mother meeting.

4. From Fundraising
• T-shirts are ready. We will start distributing next week.

5. From Encho Sensei
• New teacher, Ogino-sensei, has started working with us as the teacher in charge of piano for all the classes excluding Sakura. We have plans to offer piano classes taught by Ogino-Senei from September..
• Narikawa-senet had to resign due to family matters.
• Undokai is our last major event by the school. With your help, we hope that it will be carried out without any troubles or disturbances. Thank you for your help.



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